Le Choix d’une Messagerie Professionnelle !
Quels critères retenir pour le choix d’une solution de messagerie collaborative ?
Pour guider le choix vers une solution de messagerie collaborative adaptée à une organisation, il est nécessaire de définir en amont les besoins et les usages des utilisateurs et des administrateurs serveurs, la criticité des données échangées et le niveau d’accompagnement désiré pour assurer la disponibilité de la solution à long termes. Ainsi, il est recommandé de tester parmi les outils collaboratifs disponibles sur le marché, une ou plusieurs solutions (propriétaires ou open source) avant toute décision d’intégration. De nombreux prestataires mettent à disposition des solutions de démonstration pendant une période d’essai définie et peuvent réaliser des présentations avancées de leurs solutions par webconférence.
L’important étant d’établir une liste de prérequis sur la base des besoins utilisateurs et des administrateurs serveurs, permettant de comparer les solutions en fonction des fonctionnalités et des services disponibles, du périmètre technique couvert et du niveau de sécurité.
La sécurité appliquée à la solution de messagerie
L’un des critères prioritaires à analyser de près, si ce n’est le premier, est bien celui de la sécurité de la solution de messagerie. Une messagerie sécurisée doit fournir à minima des solutions anti-virus et anti-spam pour préserver les données échangées entre collaborateurs. Celles-ci devant être mises à jour en permanence.
De même il doit être possible d’appliquer des procédures visant à protéger les courriels et à restreindre les accès non autorisés. L’authentification multi-facteur et la possibilité de sécuriser l’accès à des messages à distance doit être facilement configurable.
Enfin, le prestataire doit être en mesure de délivrer un service optimal via un contrat SLA garantissant une fiabilité et un temps de disponibilité de 99,9 %.
Aujourd’hui, les besoins en communication au sein des entreprises ont largement dépassé les possibilités offertes par la boîte mail professionnelle.
Finis les mails et les réunions inutiles, la messagerie collaborative vous permet de communiquer avec vos collaborateurs et partenaires, quel que soit le moment de la journée et l’endroit où vous vous trouvez.
La configuration du serveur de messagerie collaborative
Les options de configuration du serveur de messagerie doivent permettre à son administrateur de garantir la sécurité et la confidentialité des données et des courriels qui transiteront au niveau de l’entreprise. L’administration des différents comptes de messagerie et des droits utilisateurs doit pouvoir se faire avec le plus d’autonomie possible
Idéalement sans faire nécessairement appel au support technique de l’hébergeur mail, sauf cas particulier. De même, l’administrateur doit pouvoir contrôler le niveau de sécurité du serveur de messagerie, en appliquant des solutions anti-spam, anti-phishing, un cryptage SSL ou le chiffrement de données.
Le stockage et l’archivage
La solution de messagerie collaborative retenue doit être évolutive et adaptée aux besoins de stockage des utilisateurs, qui vont forcément évoluer dans le temps.
Dans de nombreux cas, la conservation des conversations fera office de référentiel de recherche d’informations, d’où son importance.
Le choix d’un stockage cloud sécurisé, en plus de réduire l’espace disque occupé, va permettre d’accéder aux fichiers et aux courriels, de les partager avec les membres d’une équipe, peu importe la localisation géographique de l’utilisateur. La capacité d’un hébergeur à proposer un archivage mail dans le cadre de son offre de messagerie collaborative est également importante, puisqu’en dépend la qualité du processus de restauration des données en cas de besoin.
Les fonctionnalités et l’expérience utilisateur
La solution retenue doit permettre d’améliorer la productivité de votre organisation, grâce à des fonctionnalités pensées pour les utilisateurs finaux.
L’accès aux informations partagées ou stockées sur des espaces commun par exemple, doit être intuitif et facilement assimilable de sortes à retrouver rapidement le chemin à l’information. L’organisation et l’affichage des courriers, le mode d’interaction dans un fil de courriel, l’archivage des courriels et le champ de recherche sont aussi des éléments clés. Il en va de même pour des fonctionnalités collaboratives de base comme le partage de calendriers, de carnet d’adresses, de tâches ou de fichiers qui doivent être incluses dans la solution.
La solution de messagerie collaborative doit par ailleurs assurer la synchronisation des données lorsqu’elles sont appelées depuis un appareil mobile ou une tablette (iPhone, Windows mobile, Android), au bureau comme en dehors de l’entreprise.
Principales Conclusions
Selon une enquête menée par l’Institut Ponemon, les spécialistes en informatique préfèrent les logiciels open source aux applications propriétaires pour leurs performances supérieures en termes de continuité de l’activité, de qualité et de contrôle
Les logiciels commerciaux open source surpassent les applications propriétaires en termes de continuité, de qualité et de contrôle. 67 % des spécialistes en informatique de la zone EMEA s’accordent sur les performances de continuité supérieures des logiciels commerciaux open source.
Les employés ont des comportements à risque qui compromettent la confidentialité et la sécurité. 79 % des employés ne respectent pas les règles de partage des documents confidentiels de l’entreprise.
L’insatisfaction des spécialistes en informatique vis-à-vis des logiciels propriétaires ouvre la voie aux licences libres. 65 % des participants de la zone EMEA se déclarent pas assez satisfaits de leurs solutions de messagerie et de collaboration, dont la majorité provient d’éditeurs de logiciels propriétaires.
